Elyps Core S.A.S. (en adelante, "Elyps Core" o "la Compañía"), sociedad comercial legalmente constituida y con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de sus datos personales. Nos tomamos muy en serio la privacidad y seguridad de su información, por lo cual hemos diseñado esta Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad para informarle cómo recopilamos, usamos, almacenamos, procesamos y protegemos sus datos, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes vigentes en Colombia.
1. Alcance
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad se aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, administrados y tratados de clientes, proveedores, empleados, aliados comerciales, usuarios de nuestro sitio web y de nuestros servicios tecnológicos o de consultoría.
Nota para clientes corporativos: Cuando procesamos datos personales en nombre de nuestros clientes corporativos (actuando en calidad de Encargados del Tratamiento), nos regiremos estrictamente por las instrucciones fijadas en los contratos de servicios aplicables y la política de privacidad de dicho cliente.
2. Principios rectores para el tratamiento de datos
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, Elyps Core aplicará de manera armónica e integral los principios rectores establecidos en la normativa colombiana:
- Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al titular.
- Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.
- Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de Transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
3. Datos personales que recopilamos
Dependiendo de cómo interactúe con nosotros, podemos recolectar las siguientes categorías de datos personales:
- Datos proporcionados directamente por usted: Nombre, apellido, número de identificación, correo electrónico, número de teléfono, país, información profesional (empresa, cargo), datos de facturación, historial de soporte técnico y comunicaciones.
- Datos recopilados automáticamente: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, datos de navegación en nuestro sitio web, cookies y tecnologías de seguimiento utilizadas para mejorar la experiencia de usuario.
- Datos de terceros / Fuentes públicas: Información obtenida de bases de datos públicas, aliados comerciales o redes sociales de uso profesional (como LinkedIn).
4. Finalidades del tratamiento de datos
En Elyps Core tratamos sus datos personales con las siguientes finalidades legítimas y expresas:
- Prestación de servicios: Establecer, mantener, ejecutar y controlar la relación comercial y contractual vinculada a los servicios tecnológicos o de consultoría adquiridos.
- Soporte y atención al usuario: Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos (PQR).
- Administración interna: Procesar facturación, pagos, gestión de cobranza, cumplimiento de obligaciones contables, tributarias, corporativas y auditorías internas/externas.
- Marketing y actividades comerciales: Enviar información sobre nuevos productos, ofertas comerciales, eventos, boletines de noticias y desarrollar actividades publicitarias, promocionales o estadísticas.
- Seguridad y prevención de riesgos: Garantizar la efectividad, seguridad y prevención de fraudes o incidentes de ciberseguridad en nuestras plataformas tecnológicas.
5. Cómo compartimos y transferimos los datos
Podemos compartir sus datos personales con las siguientes entidades, garantizando siempre niveles adecuados de protección y confidencialidad:
- Proveedores de servicios y Outsourcing: Terceros encargados que nos prestan servicios operativos y tecnológicos (servicios de almacenamiento en la nube, pasarelas de pago, herramientas de automatización de marketing y soporte).
- Autoridades competentes: Cuando sea requerido para el cumplimiento de mandatos judiciales, administrativos o tributarios en el marco de la legislación aplicable.
- Transferencias y transmisiones internacionales: En caso de utilizar servidores en la nube ubicados fuera de Colombia, nos aseguramos de que los países receptores cuenten con estándares adecuados de protección de datos o mediante la suscripción de contratos de transmisión de datos personales.
6. Derechos de los titulares de los datos
Como titular de los datos personales, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted cuenta con los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Elyps Core cuando identifique que son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Elyps Core para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos expresamente exceptuados por la ley.
- Ser informado por Elyps Core, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando considere que en el tratamiento no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente de protección de datos personales.
7. Canales de atención y procedimiento para ejercer sus derechos
Si desea realizar una consulta, actualizar sus datos, solicitar prueba de la autorización o pedir la supresión de los mismos, puede ponerse en contacto con nuestra área encargada a través de los siguientes canales habilitados:
- Correo electrónico: privacy@elypscore.com
- Dirección física: Carrera 72D # 22A - 51, AP 505, Bogotá D.C., Colombia
- Teléfono de contacto: +57 314 658 0794
Procedimiento y tiempos de respuesta
Toda solicitud tramitada ante Elyps Core se sujetará al siguiente procedimiento y términos legales:
- Consultas: Las consultas formuladas por los titulares o sus causahabientes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
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Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Elyps Core.
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Elyps Core con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo en debida forma. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. Seguridad y retención de la información
Implementamos medidas técnicas, humanas y organizativas razonables para evitar el acceso no autorizado, la adulteración, pérdida, consulta o fuga de la información bajo nuestro control.
Conservaremos sus datos personales únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades contractuales, comerciales o legales descritas en esta política, así como para atender los requerimientos contables, tributarios o de auditoría pertinentes.
9. Modificaciones a la política y vigencia de las bases de datos
Modificaciones
Elyps Core S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será notificado oportunamente a través de nuestro sitio web (elypscore.com/privacy) o por los medios de contacto habituales antes de que entre en vigencia.
Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y desarrolle la finalidad del tratamiento para la cual fueron recabados, o el periodo exigido por las normas contables, tributarias o legales aplicables.